# Електронне д╕ловодство / Электронное деловодство (укр.)

Олександр Володимирович Шпортько

Навч.-метод. пос╕бник для студент╕в денно╖ та дистанц╕йно╖ форми навчання з╕ спец╕альност╕ 7.050102 "Економ╕чна к╕бернетика" / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький, Л.В. Шпортько, Н.╤. Ступницька. / За ред. О.В. Шпортька. - Р╕вне: РДГУ, 2006. - 88 с., з ╕л. Пос╕бник розроблено в╕дпов╕дно до програми курсу "Електронне д╕ловодство" для спец╕альност╕ 7.050102 "Економ╕чна к╕бернетика". М╕стить стислий конспект лекц╕й курсу, методичн╕ розробки практичних роб╕т, зразки оформлення електронних шаблон╕в та документ╕в. Призначений для студент╕в, викладач╕в та вс╕х, хто прагне ефективно використовувати комп'ютерну техн╕ку в процес╕ д╕ловодства.

Д╕ловодство - це д╕яльн╕сть, що охоплю╓ питання документування в процес╕ управл╕нських р╕шень. Електронне д╕ловодство - це д╕ловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерно§ техн╕ки та спец╕ал╕зованого програмного забезпечення.


Особливост╕ сучасного д╕ловодства полягають насамперед у переведенн╕ його на державну мову, широкому застосуванн╕ комп`ютерних систем обробки та друку документ╕в, необх╕дност╕ дотримання вимог чинних державних стандарт╕в у ц╕й галуз╕, впровадження рац╕ональних прийом╕в роботи.


Дотримання вимог стандарт╕в з д╕ловодства у практичн╕й робот╕ орган╕в управл╕ння та в процес╕ документування покликане сприяти встановленню ч╕ткого орган╕зац╕йно-техн╕чного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийом╕в рац╕онально§ роботи з документами да╓ змогу скоротити час на §х складання, обробку та пошук, орган╕зувати ч╕ткий контроль за проходженням та виконанням документ╕в.


Д╕лова сфера - одна з основних житт╓во необх╕дних галузей д╕яльност╕ людства. Саме за допомогою д╕лових папер╕в, документ╕в, лист╕в встановлюються оф╕ц╕йн╕, службов╕, д╕лов╕ в╕дносини м╕ж закладами, установами, п╕дпри╓мствами, державами, а також налагоджуються партнерськ╕ стосунки м╕ж людьми.


У цьому методичному пос╕бнику зроблено спробу узагальнення та систематизац╕§ гром╕здкого теоретичного матер╕алу з д╕ловодства з метою кращого засво╓ння студентами класиф╕кац╕§, призначення, правил складання та оформлення на основ╕ чинних державних ╕ м╕жнародних стандарт╕в основних вид╕в службових документ╕в. Застосовано сучасний п╕дх╕д у формуванн╕ практичних навичок складання документ╕в ╕з використанням комп`ютерно§ техн╕ки. П╕д час практичних занять студенти створюють власн╕ файли шаблон╕в та документ╕в орган╕зац╕§ зг╕дно з вар╕антом (номер вар╕анта зб╕га╓ться з номером в журнал╕, перел╕к орган╕зац╕й наведено в к╕нц╕ пос╕бника).


У пос╕бнику стисло викладено теоретичн╕ матер╕али лекц╕йних годин та годин для самост╕йного вивчення дисципл╕ни. П╕д час вивчення дисципл╕ни широко використовуються навички, отриман╕ студентами в процес╕ вивчення дисципл╕ни '╤нформатика та комп'ютерна техн╕ка'. Переважну частину матер╕алу з теор╕§ д╕ловодства в╕днесено на самост╕йне вивчення з метою актуал╕зац╕§ знань, отриманих студентами п╕д час вивчення курсу 'Д╕лова укра§нська мова'. Основна увага лекц╕йного курсу прид╕ля╓ться особливостям оформлення документ╕в та §х рекв╕зит╕в у текстових редакторах


Зм╕ст дисципл╕ни


Початком д╕ловодства на теренах Укра§ни вважаються угоди Рус╕ з В╕зант╕╓ю 911 та 945 рр. У них вже прогляда╓ться практика складання типових документ╕в. Для першого випадку - запов╕т╕в, для другого - подорожн╕х грамот для купецьких корабл╕в. З 978 по 1015 рр., в основному, документуються правов╕ в╕дносини, створюються жалуван╕ ╕ вкладн╕ грамоти, запов╕ти. З розвитком державних в╕дносин створюються правов╕ акти - 'Руська Правда', Новгородська ╕ Псковська судн╕ грамоти, Дв╕нська статутна грамота.


XV - XVII стол╕ття - це наказний пер╕од розвитку д╕ловодства. Використову╓ться специф╕чна форма документа - стовпчик (п╕дкле╓н╕ один до одного вузьк╕ листки паперу). Процедура п╕дготовки документа в наказному д╕ловодств╕:


• надходження документа на розгляд;


• п╕дготовка д╕ла до допов╕д╕;


• розгляд та р╕шення д╕ла;


• оформлення документа, що м╕стив р╕шення.


Петро I в╕дм╕ня╓ дану форму ╕ впроваджу╓ зошитну форму документа (у вигляд╕ листка паперу, складеного навп╕л), а у 1699 р. впроваджу╓ гербовий пап╕р.


З 28 лютого 1720 р. д╕ловодство веде Генеральний регламент на баз╕ спец╕ального закону.


З друго§ половини XVIII ст. д╕ловодство - це вже д╕яльн╕сть, якою займався весь апарат установи загалом, а не лише канцеляр╕я.


На початку XIX ст. пройшла реформа державного управл╕ння. Було сформовано м╕н╕стерську систему д╕ловодства. В╕дбулося ч╕тке розмежування двох аспект╕в:

форми документ╕в, за якими зд╕йсню╓ться д╕ловодство - листоводство, та руху документ╕в ╕


справ - порядок переб╕гу справ.


30-т╕ роки XX ст. характеризуються значною увагою до вивчення д╕ловодства:


• орган╕зовуються досл╕дження у сфер╕ управл╕ння, науково§ орган╕зац╕§ прац╕ (НОТ) ╕ д╕ловодства;


• видаються нормативно-методичн╕ документи у сфер╕ документального забезпечення управл╕ння (ДЗУ);


• практична д╕яльн╕сть в╕домств, установ, орган╕зац╕й з документування управл╕нсько§ д╕яльност╕ буду╓ться за принципами загального д╕ловодства ╕ спец╕альних систем документац╕§.


У 1941 р. в╕дбулася Перша м╕жгалузева нарада з оргтехн╕ки, яка розглядала:


• створення орган╕зац╕йно-методичного центру для кер╕вництва д╕ловодством;


• розробку нормативно§ бази д╕яльност╕ служб д╕ловодства;


• проведення ун╕ф╕кац╕§ ╕ трафаретизац╕§ управл╕нсько§ документац╕§;


• механ╕зац╕ю прац╕ 'канцелярських' прац╕вник╕в;


• впровадження ╓дино§ системи п╕дготовки ╕ переп╕дготовки прац╕вник╕в д╕ловодства;


• створення Всесоюзного науково-досл╕дного ╕нституту для розробки комплексу проблем документального забезпечення.


П╕сля в╕йни кра§на в╕дставала в╕д св╕тово§ практики д╕ловодства, де було розроблено концепц╕ю 'безпаперового оф╕су'.


У 70-80-х роках XX ст. видано ГОСТ на управл╕нськ╕ документи (ГОСТ 6.38-72 ╕ ГОСТ 6.39-72), всесоюзний класиф╕катор (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ та ╕нш╕) ун╕ф╕кованих систем документац╕§ (УСД).


Останн╕ теоретичн╕ розробки обгрунтування необх╕дност╕ д╕ловодства в економ╕ц╕ належать Рональдов╕ Гарр╕ Коузу (США) - Нобел╕вському лауреатов╕ 1991 року. До нього економ╕ка анал╕зувалась у рамках ╕нституц╕йно§ структури, ╕ це сприймалось як теорема. Тобто ╕снування ф╕рм, орган╕зац╕й сприймалося як само собою зрозум╕ле. Зм╕ни форм контракт╕в теж розглядались як акс╕оматичн╕ факти, а юридичн╕ закони ╕ положення - як принесен╕ ззовн╕ правила економ╕чно§ д╕яльност╕.


Коуз ставить питання: чому менеджери ╕ роб╕тники вол╕ють працювати разом, зам╕сть того щоб продавати свою працю одне одному? ╤ в╕дпов╕да╓: в раз╕ в╕дмови в╕д ╕снуючого порядку речей були б потр╕бн╕ набагато б╕льш╕ витрати на п╕дготовку ╕ виконання контракту, у тому числ╕ на орган╕зац╕йне управл╕ння цими процесами. Вчений доводить, що традиц╕йна м╕кроеконом╕чна теор╕я була не повною, бо не враховувала ц╕ витрати, розглядаючи лише виробнич╕ ╕ транспортн╕.


За його теор╕╓ю саме 'варт╕сть укладання та виконання контракт╕в ╕ утримання орган╕зац╕й' становить значну частину загальних ресурс╕в економ╕ки. ╤ якщо ╕снують так╕ орган╕зац╕йн╕ витрати, то цим можна легко пояснити саме ╕снування ф╕рм, р╕зних корпоративних об`╓днань, вар╕ант╕в контракт╕в ╕ нав╕ть структуру ф╕нансових систем. Ступ╕нь управл╕нсько§ д╕яльност╕ п╕двищу╓ться при оперуванн╕ правами на використання товар╕в, а не самими товарами.


У книз╕ 'Природа ф╕рм' Коуз зада╓ питання: чому господарч╕ об`╓кти представлен╕ ф╕рмами?; чому певна ф╕рма ма╓ певну величину? До нього не п╕ддавали анал╕зу витрати на адм╕н╕стративне забезпечення д╕й з реал╕зац╕§ товар╕в. Коуз вводить поняття 'Витрати з д╕ловодства' - це кошти, необх╕дн╕ для управл╕ння виконанням контракт╕в та для зд╕йснення локальних заход╕в у рамках ф╕рми. За нульових витрат на д╕ловодство ф╕рми не виникали б: увесь розпод╕л товар╕в проходив би на п╕дстав╕ простих контакт╕в м╕ж людьми ╕ вс╕ вза╓мов╕дносини зд╕йснювалися б без адм╕н╕стрування через ринок. Фактично ж ф╕рма склада╓ться з багатьох контракт╕в ╕ ╓ сплет╕нням вза╓мовиг╕дних умов, а не сукупн╕стю людей ╕ машин. Тому кожен тип ф╕рми охоплю╓ться певною структурою контракт╕в ╕, в╕дпов╕дно, особливим розпод╕лом прав та обов`язк╕в (майнових прав). Це ╕ поясню╓ модель посередник╕в. В╕н доводить, що багато закон╕в не мають реального значення при нульових витратах з д╕ловодства. Але витрати з д╕ловодства н╕коли не дор╕внюють нулю, ╕ це поясню╓ ╕нституц╕йну структуру економ╕ки, включаючи р╕зн╕ форми ╕ р╕зн╕ види юридичних норм.


Тому сформульовано теорему Коуза: 'Якщо права власност╕ ч╕тко визначен╕ ╕ трансакц╕йн╕ витрати р╕вн╕ нулю, то розм╕щення ресурс╕в (структура виробництва) залиша╓ться незм╕нним та ефективним незалежно в╕д зм╕н розпод╕лу прав власност╕' (тобто за в╕дсутност╕ трансакц╕йних витрат структура виробництва залиша╓ться т╕╓ю самою, байдуже хто яким ресурсом волод╕╓).


╤з здобуттям самост╕йност╕ Укра§ни розпочато формування сучасного д╕ловодства. Цей процес актив╕зувався п╕сля прийняття Закону про державну мову. Поширення цього процесу ╕ ╓ метою даного навчально-методичного пос╕бника.


Л╕тература:

[7].


Документ (з лат. - повчальний приклад або спос╕б доказу) - це текст чи зображення, що ма╓ ╕нформац╕йне значення, це заф╕ксована р╕зним способом на спец╕альному матер╕ал╕ ╕нформац╕я про факти, под╕§, явища об'╓ктивно§ д╕йсност╕ ╕ розумово§ д╕яльност╕ людини. За способом ф╕ксування ╕нформац╕§ розр╕зняють документи на паперових нос╕ях, на фотопл╕вц╕, на магн╕тних та перфостр╕чках, на дисках та дискетах, на оптичних нос╕ях.


Сукупн╕сть оформлених за певними правилами документ╕в, що використовуються в управл╕нськ╕й д╕яльност╕, назива╓ться управл╕нською документац╕╓ю.


Найважлив╕шою класиф╕кац╕йною ознакою документа ╓ його зм╕ст, зокрема в╕дношення ╕нформац╕§, що в ньому м╕ститься, до предмету чи напряму д╕яльност╕. Вид╕ляють так╕ ознаки класиф╕кац╕й тексту документ╕в:


за походженням (застосована в цьому пос╕бнику):


• оф╕ц╕йн╕ - створюються орган╕зац╕╓ю чи юридичною особою ╕ оформляються в установленому порядку. Серед оф╕ц╕йних документ╕в за призначенням вид╕ляють наступн╕ види документ╕в:


• орган╕зац╕йн╕,


• розпорядч╕,


• колег╕альних орган╕в,


• з господарсько§ д╕яльност╕,


• обл╕ково-ф╕нансов╕,


• ╕нформац╕йно-дов╕дков╕,


• по особовому складу;


• особист╕ оф╕ц╕йн╕ - частина оф╕ц╕йних документ╕в, що засв╕дчують особу або §§ права, обов'язки, службовий або соц╕альний стан, а також м╕стить ╕нш╕ в╕домост╕ б╕ограф╕чного характеру;


• приватн╕ - створюються особою поза сферою §§ службово§ д╕яльност╕ та виконання сусп╕льних обов'язк╕в;


за стад╕ями створення:


• чернетки - рукописн╕ або машинописн╕ документи, що в╕дображають роботу автора над текстом,


• ориг╕нали - документи, в яких в╕домост╕ про автора, час та м╕сце його створення в╕дпов╕дають д╕йсност╕. Ориг╕нал оф╕ц╕йного документа - це перший ╕ ╓диний його прим╕рник,


• коп╕§ - документи, що в╕дтворюють ╕нформац╕ю ╕ншого документа ╕ вс╕ його зовн╕шн╕ ознаки або §х частину. В юридичному в╕дношенн╕ ориг╕нал та коп╕я р╕вноц╕нн╕;


за формою:


• ╕ндив╕дуальн╕ - створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретно§ управл╕нсько§ проблеми,


• типов╕ - в╕дображають документування однотипних питань ╕ складаються за однаковими зразками;


за надходженням:


• внутр╕шн╕,


• зовн╕шн╕;


за напрямом:


• вх╕дн╕,


• вих╕дн╕;


за спец╕ал╕зац╕╓ю:


• загальн╕,


• з адм╕н╕стративних питань,


• з ф╕нансових питань,


• з комерц╕йних питань ╕ т.д.;


за секретн╕стю:


• несекретн╕,


• ДСК (для службового користування),


• секретн╕,


• ц╕лком секретн╕;


за джерелом виникнення:


• вторинн╕,


• первинн╕;


за техн╕кою в╕дтворення:


• рукописн╕,


• в╕дтворен╕ будь-яким механ╕чним способом;


за строком збер╕гання:


• пост╕йного збер╕гання,


• тривалого збер╕гання (понад 10 р.),


• тимчасового збер╕гання (до 10 р.);


за терм╕ном виконання:


• звичайн╕ безстроков╕,


• терм╕нов╕,


• дуже терм╕нов╕.


Д╕яльн╕сть з╕ створення документ╕в (документування) та орган╕зац╕я роботи з ними назива╓ться д╕ловодством (справочинством). Орган╕зац╕я роботи з документами означа╓ створення умов, що забезпечують рух, пошук та збер╕гання документ╕в у процес╕ д╕ловодства.


Л╕тература:

[1], [2].


Повний текст пос╕бника м╕ститься у файл╕-додатку

(посилання Иллюстрации/приложения на ц╕й стор╕нц╕ перед анотац╕╓ю)