# Комп'ютерн╕ технолог╕╖ в д╕ловодств╕

Олександр Володимирович, Шпортько

Навч. пос╕б. / [Шпортько О. В., Попчук О. В., Шпортько Л. В. та ╕н.] ; за ред. О. В. Шпортька. - 2-е вид., переробл. ╕ допов. - Р╕вне : РДГУ, 2013. - 100 с. : ╕л. Пос╕бник розроблено для навчально-методичного забезпечення дисципл╕ни "Комп"ютерн╕ технолог╕╖ в д╕ловодств╕ та електронний документооб╕г", яка виклада╓ться для студент╕в спец╕альностей 6.020105 "Документознавство та ╕нформац╕йна д╕яльн╕сть" ╕ 7.050102 "Економ╕чна к╕бернетика". М╕стить стислий конспект лекц╕й курсу, методичн╕ розробки лабораторних роб╕т, зразки оформлення електронних шаблон╕в та документ╕в. Призначений для студент╕в, викладач╕в та вс╕х, хто прагне ефективно використовувати комп'ютерну техн╕ку в процес╕ д╕ловодства.

Повний текст пос╕бника м╕ститься у файл╕-додатку

(посилання Иллюстрации/приложения на ц╕й стор╕нц╕)


Вступ


Д╕ловодство - це д╕яльн╕сть, що охоплю╓ питання документування управл╕нських р╕шень (складання, редагування, друку, тиражування ╕ розповсюдження документ╕в) та орган╕зац╕╖ роботи з╕ службовими документами (проходження документооб╕гу, використання систем управл╕ння документами, надання доступу до електронних документ╕в в комп'ютерних мережах, п╕дтримки зв'язк╕в м╕ж документами за допомогою посилань). Електронне д╕ловодство - це д╕ловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерно╖ техн╕ки та спец╕ал╕зованого програмного забезпечення.

Особливост╕ сучасного д╕ловодства полягають насамперед у переведенн╕ його на державну мову, широкому застосуванн╕ комп`ютерних систем обробки та друку документ╕в, необх╕дност╕ дотримання вимог чинних державних стандарт╕в у ц╕й галуз╕, впровадження рац╕ональних прийом╕в роботи.

Дотримання вимог стандарт╕в з д╕ловодства у практичн╕й робот╕ орган╕в управл╕ння та в процес╕ документування покликане сприяти встановленню ч╕ткого орган╕зац╕йно-техн╕чного порядку, викор╕ненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийом╕в рац╕онально╖ роботи з документами да╓ змогу скоротити час на ╖х складання, обробку та пошук, орган╕зувати ч╕ткий контроль за проходженням та виконанням документ╕в.

Д╕лова сфера - одна з основних житт╓во необх╕дних галузей д╕яльност╕ людства. Саме за допомогою д╕лових папер╕в, документ╕в, лист╕в встановлюються оф╕ц╕йн╕, службов╕, д╕лов╕ в╕дносини м╕ж закладами, установами, п╕дпри╓мствами, державами, а також налагоджуються партнерськ╕ стосунки м╕ж людьми.


Загальн╕ методичн╕ рекомендац╕╖


У цьому навчальному пос╕бнику зроблено спробу узагальнення та систематизац╕╖ гром╕здкого теоретичного матер╕алу з д╕ловодства з метою кращого засво╓ння студентами класиф╕кац╕╖, призначення, правил складання та оформлення на основ╕ чинних державних ╕ м╕жнародних стандарт╕в основних вид╕в службових документ╕в. Застосовано сучасний п╕дх╕д у формуванн╕ практичних навичок складання документ╕в ╕з використанням комп`ютерно╖ техн╕ки. П╕д час лабораторних занять студенти створюють власн╕ файли шаблон╕в та документ╕в орган╕зац╕╖ зг╕дно з вар╕антом (номер вар╕анта зб╕га╓ться з номером в журнал╕, перел╕к орган╕зац╕й наведено в к╕нц╕ пос╕бника).

У пос╕бнику стисло викладено теоретичн╕ матер╕али лекц╕йних годин та годин для самост╕йного вивчення дисципл╕ни. П╕д час вивчення дисципл╕ни широко використовуються навички, отриман╕ студентами в процес╕ вивчення дисципл╕ни "╤нформатика та комп'ютерна техн╕ка". Переважну частину матер╕алу з теор╕╖ д╕ловодства в╕днесено на самост╕йне вивчення з метою актуал╕зац╕╖ знань, отриманих студентами п╕д час вивчення курсу "Д╕лова укра╖нська мова". Основна увага лекц╕йного курсу прид╕ля╓ться особливостям оформлення документ╕в та ╖х рекв╕зит╕в у текстових редакторах.

Основними завданнями курсу ╕ даного пос╕бника ╓:

-- систематизац╕я основних понять д╕ловодства;

-- засво╓ння правил складання документац╕╖ на основ╕ чинних державних ╕ м╕жнародних стандарт╕в;

-- подання основних принцип╕в рац╕онально╖ орган╕зац╕╖ д╕ловодства.

Доц╕льн╕сть пос╕бника визнача╓ться здобутими знаннями студент╕в стосовно:

-- правил оформлення рекв╕зит╕в;

-- орган╕зац╕╖ створення та роботи з документами з використанням комп'ютерних технолог╕й;

-- вимог до орган╕зац╕╖ сучасного д╕ловодства та напрацюванням в╕дпов╕дних ум╕нь ╕ навичок;

-- складання шаблон╕в документ╕в;

-- складання документ╕в;

-- орган╕зац╕╖ рац╕онального збер╕гання документ╕в на електронних нос╕ях;

-- зд╕йснення швидкого та пл╕дного пошуку електронних документ╕в [1].

У текст╕ пос╕бника р╕зними шрифтами позначаються:

-- нап╕вжирним шрифтом - назви розд╕л╕в, тем, п╕дтем та найважлив╕ш╕ думки у викладеному матер╕ал╕;

-- нап╕вжирним курсивним шрифтом - означуван╕ слова чи описуван╕ поняття;

-- курсивним шрифтом - назви вкладок, груп, команд, заголовки в╕кон та кнопок текстового редактора;

-- в < кутових дужках > вказуються рекв╕зити, зм╕ст яких вноситься в╕д руки, а в {ф╕гурних дужках} вказуються номери використаних навичок оформлень документ╕в, викладених у тем╕ N 3.

П╕сля кожно╖ теми для поглибленого вивчення матер╕алу вказано номери джерел з╕ списку рекомендовано╖ л╕тератури.


Зм╕ст дисципл╕ни


Тема 1. ╤стор╕я розвитку системи державного д╕ловодства.


Початком д╕ловодства на теренах Укра╖ни вважаються угоди Рус╕ з В╕зант╕╓ю 911 та 945 рр. У них вже прогляда╓ться практика складання типових документ╕в. Для першого випадку - запов╕т╕в, для другого - подорожн╕х грамот для купецьких корабл╕в. З 978 по 1015 рр., в основному, документуються правов╕ в╕дносини, створюються жалуван╕ ╕ вкладн╕ грамоти, запов╕ти. З розвитком державних в╕дносин створюються правов╕ акти - "Руська Правда", Новгородська ╕ Псковська судн╕ грамоти, Дв╕нська статутна грамота.

XV - XVII стол╕ття - це наказний пер╕од розвитку д╕ловодства. Використову╓ться специф╕чна форма документа - стовпчик (п╕дкле╓н╕ один до одного вузьк╕ листки паперу). Процедура п╕дготовки документа в наказному д╕ловодств╕:

-- надходження документа на розгляд;

-- п╕дготовка д╕ла до допов╕д╕;

-- розгляд та р╕шення д╕ла;

-- оформлення документа, що м╕стив р╕шення.

Петро I в╕дм╕ня╓ дану форму ╕ впроваджу╓ зошитну форму документа (у вигляд╕ листка паперу, складеного навп╕л), а у 1699 р. впроваджу╓ гербовий пап╕р.

З 28 лютого 1720 р. д╕ловодство веде Генеральний регламент на баз╕ спец╕ального закону.

З друго╖ половини XVIII ст. д╕ловодство - це вже д╕яльн╕сть, якою займався весь апарат установи загалом, а не лише канцеляр╕я.

На початку XIX ст. пройшла реформа державного управл╕ння. Було сформовано м╕н╕стерську систему д╕ловодства. В╕дбулося ч╕тке розмежування двох аспект╕в: форми документ╕в, за якими зд╕йсню╓ться д╕ловодство - листоводство, та руху документ╕в ╕

справ - порядок переб╕гу справ.

30-т╕ роки XX ст. характеризуються значною увагою до вивчення д╕ловодства:

-- орган╕зовуються досл╕дження у сфер╕ управл╕ння, науково╖ орган╕зац╕╖ прац╕ (НОТ) ╕ д╕ловодства;

-- видаються нормативно-методичн╕ документи у сфер╕ документального забезпечення управл╕ння (ДЗУ);

-- практична д╕яльн╕сть в╕домств, установ, орган╕зац╕й з документування управл╕нсько╖ д╕яльност╕ буду╓ться за принципами загального д╕ловодства ╕ спец╕альних систем документац╕╖.

У 1941 р. в╕дбулася Перша м╕жгалузева нарада з оргтехн╕ки, яка розглядала:

-- створення орган╕зац╕йно-методичного центру для кер╕вництва д╕ловодством;

-- розробку нормативно╖ бази д╕яльност╕ служб д╕ловодства;

-- проведення ун╕ф╕кац╕╖ ╕ трафаретизац╕╖ управл╕нсько╖ документац╕╖;

-- механ╕зац╕ю прац╕ "канцелярських" прац╕вник╕в;

-- впровадження ╓дино╖ системи п╕дготовки ╕ переп╕дготовки прац╕вник╕в д╕ловодства;

-- створення Всесоюзного науково-досл╕дного ╕нституту для розробки комплексу проблем документального забезпечення.

П╕сля в╕йни кра╖на в╕дставала в╕д св╕тово╖ практики д╕ловодства, де було розроблено концепц╕ю "безпаперового оф╕су".

У 70-80-х роках XX ст. видано ГОСТ на управл╕нськ╕ документи (ГОСТ 6.38-72 ╕ ГОСТ 6.39-72), всесоюзний класиф╕катор (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ та ╕нш╕) ун╕ф╕кованих систем документац╕╖ (УСД).

Останн╕ теоретичн╕ розробки обгрунтування необх╕дност╕ д╕ловодства в економ╕ц╕ належать Рональдов╕ Гарр╕ Коузу (США) - Нобел╕вському лауреатов╕ 1991 року. До нього економ╕ка анал╕зувалась у рамках ╕нституц╕йно╖ структури, ╕ це сприймалось як теорема. Тобто ╕снування ф╕рм, орган╕зац╕й сприймалося як само собою зрозум╕ле. Зм╕ни форм контракт╕в теж розглядались як акс╕оматичн╕ факти, а юридичн╕ закони ╕ положення - як принесен╕ ззовн╕ правила економ╕чно╖ д╕яльност╕.

Коуз ставить питання: чому менеджери ╕ роб╕тники вол╕ють працювати разом, зам╕сть того щоб продавати свою працю одне одному? ╤ в╕дпов╕да╓: в раз╕ в╕дмови в╕д ╕снуючого порядку речей були б потр╕бн╕ набагато б╕льш╕ витрати на п╕дготовку ╕ виконання контракту, у тому числ╕ на орган╕зац╕йне управл╕ння цими процесами. Вчений доводить, що традиц╕йна м╕кроеконом╕чна теор╕я була не повною, бо не враховувала ц╕ витрати, розглядаючи лише виробнич╕ ╕ транспортн╕.

За його теор╕╓ю саме "варт╕сть укладання та виконання контракт╕в ╕ утримання орган╕зац╕й" становить значну частину загальних ресурс╕в економ╕ки. ╤ якщо ╕снують так╕ орган╕зац╕йн╕ витрати, то цим можна легко пояснити саме ╕снування ф╕рм, р╕зних корпоративних об`╓днань, вар╕ант╕в контракт╕в ╕ нав╕ть структуру ф╕нансових систем. Ступ╕нь управл╕нсько╖ д╕яльност╕ п╕двищу╓ться при оперуванн╕ правами на використання товар╕в, а не самими товарами.

У книз╕ "Природа ф╕рм" Коуз зада╓ питання: чому господарч╕ об`╓кти представлен╕ ф╕рмами?; чому певна ф╕рма ма╓ певну величину? До нього не п╕ддавали анал╕зу витрати на адм╕н╕стративне забезпечення д╕й з реал╕зац╕╖ товар╕в. Коуз вводить поняття "Витрати з д╕ловодства" - це кошти, необх╕дн╕ для управл╕ння виконанням контракт╕в та для зд╕йснення локальних заход╕в у рамках ф╕рми. За нульових витрат на д╕ловодство ф╕рми не виникали б: увесь розпод╕л товар╕в проходив би на п╕дстав╕ простих контакт╕в м╕ж людьми ╕ вс╕ вза╓мов╕дносини зд╕йснювалися б без адм╕н╕стрування через ринок. Фактично ж ф╕рма склада╓ться з багатьох контракт╕в ╕ ╓ сплет╕нням вза╓мовиг╕дних умов, а не сукупн╕стю людей ╕ машин. Тому кожен тип ф╕рми охоплю╓ться певною структурою контракт╕в ╕, в╕дпов╕дно, особливим розпод╕лом прав та обов`язк╕в (майнових прав). Це ╕ поясню╓ модель посередник╕в. В╕н доводить, що багато закон╕в не мають реального значення при нульових витратах з д╕ловодства. Але витрати з д╕ловодства н╕коли не дор╕внюють нулю, ╕ це поясню╓ ╕нституц╕йну структуру економ╕ки, включаючи р╕зн╕ форми ╕ р╕зн╕ види юридичних норм.

Тому сформульовано теорему Коуза: "Якщо права власност╕ ч╕тко визначен╕ ╕ трансакц╕йн╕ витрати р╕вн╕ нулю, то розм╕щення ресурс╕в (структура виробництва) залиша╓ться незм╕нним та ефективним незалежно в╕д зм╕н розпод╕лу прав власност╕" (тобто за в╕дсутност╕ трансакц╕йних витрат структура виробництва залиша╓ться т╕╓ю самою, байдуже хто яким ресурсом волод╕╓).

╤з здобуттям самост╕йност╕ Укра╖ни розпочато формування сучасного д╕ловодства. Цей процес актив╕зувався п╕сля прийняття Закону про державну мову. Було прийнято низку основоположних законодавчих [1-3] та регламентуючих [4-13] документ╕в у сфер╕ д╕ловодства. Поширення цього процесу ╕ ╓ метою даного навчального пос╕бника.


Л╕тература: [7].


Тема 2. Призначення, класиф╕кац╕я та функц╕╖ документ╕в.


Документ (з лат. - повчальний приклад або спос╕б доказу) - це ╕нформац╕я, заф╕ксована на матер╕альному нос╕╖ [13] про факти, под╕╖, явища об'╓ктивно╖ д╕йсност╕ ╕ розумово╖ д╕яльност╕ людини. Основною функц╕╓ю документа ╓ збер╕гання та передача розм╕щено╖ в ньому ╕нформац╕╖ у простор╕ та час╕.

Документ ма╓ в╕дпов╕дати таким основним вимогам:

-- видаватися уповноваженим органом або особою в╕дпов╕дно до ╖х компетенц╕╖;

-- не суперечити чинному законодавству ╕ директивним вказ╕вкам вищих орган╕в влади;

-- бути належно в╕дредагованим ╕ оформленим в╕дпов╕дно до чинних стандарт╕в та придатним для тривалого збер╕гання;

-- м╕стити точну, достов╕рну ╕ переконливу ╕нформац╕ю;

-- наявн╕ вказ╕вки та пропозиц╕╖ мають бути конкретними ╕ зм╕стовними.

Сукупн╕сть оформлених за певними правилами документ╕в, що використовуються в управл╕нськ╕й д╕яльност╕, назива╓ться управл╕нською документац╕╓ю.

Найважлив╕шою класиф╕кац╕йною ознакою документа ╓ його зм╕ст, зокрема в╕дношення ╕нформац╕╖, що в ньому м╕ститься, до предмету чи напряму д╕яльност╕. Вид╕ляють так╕ ознаки класиф╕кац╕й тексту документ╕в:

за походженням (застосована в цьому пос╕бнику):

-- службов╕ - створюються в╕д ╕мен╕ орган╕зац╕╖ чи юридично╖ особи ╕ оформляються в установленому порядку. Серед службових документ╕в за призначенням вид╕ляють наступн╕ види документ╕в:

-- орган╕зац╕йн╕,

-- розпорядч╕,

-- колег╕альних орган╕в,

-- з господарсько╖ д╕яльност╕,

-- обл╕ково-ф╕нансов╕,

-- ╕нформац╕йно-дов╕дков╕,

-- по особовому складу;

-- особист╕ оф╕ц╕йн╕ - частина оф╕ц╕йних документ╕в, що засв╕дчують особу або ╖╖ права, обов'язки, службовий або соц╕альний стан, а також м╕стить ╕нш╕ в╕домост╕ б╕ограф╕чного характеру;

-- приватн╕ (особов╕) - створюються особою поза сферою ╖╖ службово╖ д╕яльност╕ та виконання сусп╕льних обов'язк╕в;

за стад╕ями створення:

-- чернетки - рукописн╕ або машинописн╕ документи, що в╕дображають роботу автора над текстом,

-- ориг╕нали - документи, в яких в╕домост╕ про автора, час та м╕сце його створення в╕дпов╕дають д╕йсност╕. Ориг╕нал оф╕ц╕йного документа - це перший ╕ ╓диний його прим╕рник,

-- коп╕╖ - документи, що в╕дтворюють ╕нформац╕ю ╕ншого документа ╕ вс╕ його зовн╕шн╕ ознаки або ╖х частину. В юридичному в╕дношенн╕ ориг╕нал та засв╕дчена коп╕я р╕вноц╕нн╕. У випадках, коли потр╕бно використати лише засв╕дчену коп╕ю частини тексту документа, створю╓ться витяг, в якому обов'язково зазнача╓ться назва, номер та дата створення базового документа. У раз╕ втрати чи пошкодження ориг╕налу документа власнику може бути виданий його дубл╕кат, який ма╓ таку саму юридичну силу;

за формою:

-- нестандартн╕ - створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретно╖ управл╕нсько╖ проблеми,

-- стандартн╕ - в╕дображають документування однотипних питань ╕ складаються за однаковими зразками;

за м╕сцем складання:

-- внутр╕шн╕,

-- зовн╕шн╕;

за напрямом руху в процес╕ документооб╕гу:

-- вх╕дн╕,

-- вих╕дн╕;

за спец╕ал╕зац╕╓ю:

-- загальн╕,

-- з адм╕н╕стративних питань,

-- з ф╕нансових питань,

-- з комерц╕йних питань ╕ т.д.;

за ступенем конф╕денц╕йност╕:

-- для загального користування,

-- ДСК (для службового користування),

-- та╓мн╕;

за джерелом виникнення:

-- вторинн╕,

-- первинн╕;

за техн╕кою створення:

-- рукописн╕,

-- друкован╕;

за строком збер╕гання:

-- пост╕йного збер╕гання,

-- тривалого збер╕гання (понад 10 р.),

-- тимчасового збер╕гання (до 10 р.);

за терм╕ном виконання:

-- звичайн╕ (безстроков╕),

-- терм╕нов╕,

-- дуже терм╕нов╕;

за нос╕ями ╕нформац╕╖:

-- на паперових нос╕ях,

-- на фотопл╕вц╕,

-- на магн╕тних стр╕чках,

-- на перфостр╕чках,

-- на дисках та дискетах,

-- на оптичних нос╕ях;

за способом ф╕ксування ╕нформац╕╖:

-- текстов╕,

-- граф╕чн╕,

-- ауд╕ов╕зуальн╕,

-- в╕деодокументи,

-- к╕нодокументи,

-- фотодокументи,

-- фонодокументи,

-- електронн╕.

Наголосимо ще раз, що д╕яльн╕сть з╕ створення службових документ╕в (документування) та орган╕зац╕я роботи з ними назива╓ться д╕ловодством (справочинством), а орган╕зац╕я роботи з документами передбача╓ створення умов, що забезпечують рух, пошук та збер╕гання документ╕в у процес╕ д╕ловодства.


Л╕тература: [15], [18], [22], [26].


Повний текст пос╕бника м╕ститься у файл╕-додатку

(посилання Иллюстрации/приложения на ц╕й стор╕нц╕)


3