Шпортько Олександр Володимирович
Електронне діловодство / Электронное деловодство (укр.)

Lib.ru/Современная литература: [Регистрация] [Найти] [Рейтинги] [Обсуждения] [Новинки] [Помощь]
  • Комментарии: 5, последний от 03/07/2008.
  • © Copyright Шпортько Олександр Володимирович (chportko@ukr.net)
  • Обновлено: 15/01/2017. 17k. Статистика.
  • Учебник: IT-технологии
  • Иллюстрации/приложения: 1 штук.
  • Скачать FB2
  • Оценка: 6.24*107  Ваша оценка:
  • Аннотация:
    Навч.-метод. посібник для студентів денної та дистанційної форми навчання зі спеціальності 7.050102 "Економічна кібернетика" / О.В. Шпортько, В.В. Ступницький, Л.В. Шпортько, Н.І. Ступницька. / За ред. О.В. Шпортька. - Рівне: РДГУ, 2006. - 88 с., з іл. Посібник розроблено відповідно до програми курсу "Електронне діловодство" для спеціальності 7.050102 "Економічна кібернетика". Містить стислий конспект лекцій курсу, методичні розробки практичних робіт, зразки оформлення електронних шаблонів та документів. Призначений для студентів, викладачів та всіх, хто прагне ефективно використовувати комп'ютерну техніку в процесі діловодства.

  • Повний текст посібника міститься у файлі-додатку
    (посилання Иллюстрации/приложения на цій сторінці перед анотацією)

    Вступ

    Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування в процесі управлінських рішень. Електронне діловодство - це діловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерно§ техніки та спеціалізованого програмного забезпечення.

    Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

    Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціонально§ роботи з документами дає змогу скоротити час на §х складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

    Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

    Загальні методичні рекомендаці§

    У цьому методичному посібнику зроблено спробу узагальнення та систематизаці§ громіздкого теоретичного матеріалу з діловодства з метою кращого засвоєння студентами класифікаці§, призначення, правил складання та оформлення на основі чинних державних і міжнародних стандартів основних видів службових документів. Застосовано сучасний підхід у формуванні практичних навичок складання документів із використанням комп`ютерно§ техніки. Під час практичних занять студенти створюють власні файли шаблонів та документів організаці§ згідно з варіантом (номер варіанта збігається з номером в журналі, перелік організацій наведено в кінці посібника).

    У посібнику стисло викладено теоретичні матеріали лекційних годин та годин для самостійного вивчення дисципліни. Під час вивчення дисципліни широко використовуються навички, отримані студентами в процесі вивчення дисципліни 'Інформатика та комп'ютерна техніка'. Переважну частину матеріалу з теорі§ діловодства віднесено на самостійне вивчення з метою актуалізаці§ знань, отриманих студентами під час вивчення курсу 'Ділова укра§нська мова'. Основна увага лекційного курсу приділяється особливостям оформлення документів та §х реквізитів у текстових редакторах

    Зміст дисципліни

    Тема 1. Історія розвитку системи державного діловодства.

    Початком діловодства на теренах Укра§ни вважаються угоди Русі з Візантією 911 та 945 рр. У них вже проглядається практика складання типових документів. Для першого випадку - заповітів, для другого - подорожніх грамот для купецьких кораблів. З 978 по 1015 рр., в основному, документуються правові відносини, створюються жалувані і вкладні грамоти, заповіти. З розвитком державних відносин створюються правові акти - 'Руська Правда', Новгородська і Псковська судні грамоти, Двінська статутна грамота.

    XV - XVII століття - це наказний період розвитку діловодства. Використовується специфічна форма документа - стовпчик (підклеєні один до одного вузькі листки паперу). Процедура підготовки документа в наказному діловодстві:

    Петро I відміняє дану форму і впроваджує зошитну форму документа (у вигляді листка паперу, складеного навпіл), а у 1699 р. впроваджує гербовий папір.

    З 28 лютого 1720 р. діловодство веде Генеральний регламент на базі спеціального закону.

    З друго§ половини XVIII ст. діловодство - це вже діяльність, якою займався весь апарат установи загалом, а не лише канцелярія.

    На початку XIX ст. пройшла реформа державного управління. Було сформовано міністерську систему діловодства. Відбулося чітке розмежування двох аспектів: форми документів, за якими здійснюється діловодство - листоводство, та руху документів і
    справ - порядок перебігу справ.

    30-ті роки XX ст. характеризуються значною увагою до вивчення діловодства:

    У 1941 р. відбулася Перша міжгалузева нарада з оргтехніки, яка розглядала:

    Після війни кра§на відставала від світово§ практики діловодства, де було розроблено концепцію 'безпаперового офісу'.

    У 70-80-х роках XX ст. видано ГОСТ на управлінські документи (ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72), всесоюзний класифікатор (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ та інші) уніфікованих систем документаці§ (УСД).

    Останні теоретичні розробки обгрунтування необхідності діловодства в економіці належать Рональдові Гаррі Коузу (США) - Нобелівському лауреатові 1991 року. До нього економіка аналізувалась у рамках інституційно§ структури, і це сприймалось як теорема. Тобто існування фірм, організацій сприймалося як само собою зрозуміле. Зміни форм контрактів теж розглядались як аксіоматичні факти, а юридичні закони і положення - як принесені ззовні правила економічно§ діяльності.

    Коуз ставить питання: чому менеджери і робітники воліють працювати разом, замість того щоб продавати свою працю одне одному? І відповідає: в разі відмови від існуючого порядку речей були б потрібні набагато більші витрати на підготовку і виконання контракту, у тому числі на організаційне управління цими процесами. Вчений доводить, що традиційна мікроекономічна теорія була не повною, бо не враховувала ці витрати, розглядаючи лише виробничі і транспортні.

    За його теорією саме 'вартість укладання та виконання контрактів і утримання організацій' становить значну частину загальних ресурсів економіки. І якщо існують такі організаційні витрати, то цим можна легко пояснити саме існування фірм, різних корпоративних об`єднань, варіантів контрактів і навіть структуру фінансових систем. Ступінь управлінсько§ діяльності підвищується при оперуванні правами на використання товарів, а не самими товарами.

    У книзі 'Природа фірм' Коуз задає питання: чому господарчі об`єкти представлені фірмами?; чому певна фірма має певну величину? До нього не піддавали аналізу витрати на адміністративне забезпечення дій з реалізаці§ товарів. Коуз вводить поняття 'Витрати з діловодства' - це кошти, необхідні для управління виконанням контрактів та для здійснення локальних заходів у рамках фірми. За нульових витрат на діловодство фірми не виникали б: увесь розподіл товарів проходив би на підставі простих контактів між людьми і всі взаємовідносини здійснювалися б без адміністрування через ринок. Фактично ж фірма складається з багатьох контрактів і є сплетінням взаємовигідних умов, а не сукупністю людей і машин. Тому кожен тип фірми охоплюється певною структурою контрактів і, відповідно, особливим розподілом прав та обов`язків (майнових прав). Це і пояснює модель посередників. Він доводить, що багато законів не мають реального значення при нульових витратах з діловодства. Але витрати з діловодства ніколи не дорівнюють нулю, і це пояснює інституційну структуру економіки, включаючи різні форми і різні види юридичних норм.

    Тому сформульовано теорему Коуза: 'Якщо права власності чітко визначені і трансакційні витрати рівні нулю, то розміщення ресурсів (структура виробництва) залишається незмінним та ефективним незалежно від змін розподілу прав власності' (тобто за відсутності трансакційних витрат структура виробництва залишається тією самою, байдуже хто яким ресурсом володіє).

    Із здобуттям самостійності Укра§ни розпочато формування сучасного діловодства. Цей процес активізувався після прийняття Закону про державну мову. Поширення цього процесу і є метою даного навчально-методичного посібника.

    Література: [7].

    Тема 2. Призначення, класифікація та функці§ документів.

    Документ (з лат. - повчальний приклад або спосіб доказу) - це текст чи зображення, що має інформаційне значення, це зафіксована різним способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, поді§, явища об'єктивно§ дійсності і розумово§ діяльності людини. За способом фіксування інформаці§ розрізняють документи на паперових носіях, на фотоплівці, на магнітних та перфострічках, на дисках та дискетах, на оптичних носіях.

    Сукупність оформлених за певними правилами документів, що використовуються в управлінській діяльності, називається управлінською документацією.

    Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення інформаці§, що в ньому міститься, до предмету чи напряму діяльності. Виділяють такі ознаки класифікацій тексту документів:

    за походженням (застосована в цьому посібнику):

    • організаційні,
    • розпорядчі,
    • колегіальних органів,
    • з господарсько§ діяльності,
  • обліково-фінансові,
  • інформаційно-довідкові,
  • по особовому складу;
  • за стадіями створення:

    за формою:

    за надходженням:

    • внутрішні,
    • зовнішні;

    за напрямом:

    • вхідні,
    • вихідні;

    за спеціалізацією:

    • загальні,
    • з адміністративних питань,
    • з фінансових питань,
    • з комерційних питань і т.д.;

    за секретністю:

    • несекретні,
    • ДСК (для службового користування),
    • секретні,
    • цілком секретні;

    за джерелом виникнення:

    • вторинні,
    • первинні;

    за технікою відтворення:

    • рукописні,
    • відтворені будь-яким механічним способом;

    за строком зберігання:

    • постійного зберігання,
    • тривалого зберігання (понад 10 р.),
    • тимчасового зберігання (до 10 р.);

    за терміном виконання:

    • звичайні безстрокові,
    • термінові,
    • дуже термінові.

    Діяльність зі створення документів (документування) та організація роботи з ними називається діловодством (справочинством). Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів у процесі діловодства.

    Література: [1], [2].

    Повний текст посібника міститься у файлі-додатку
    (посилання Иллюстрации/приложения на цій сторінці перед анотацією)


  • Комментарии: 5, последний от 03/07/2008.
  • © Copyright Шпортько Олександр Володимирович (chportko@ukr.net)
  • Обновлено: 15/01/2017. 17k. Статистика.
  • Учебник: IT-технологии
  • Оценка: 6.24*107  Ваша оценка:

    Связаться с программистом сайта.