Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування в процесі управлінських рішень. Електронне діловодство - це діловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерно§ техніки та спеціалізованого програмного забезпечення.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціонально§ роботи з документами дає змогу скоротити час на §х складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

У цьому методичному посібнику зроблено спробу узагальнення та систематизаці§ громіздкого теоретичного матеріалу з діловодства з метою кращого засвоєння студентами класифікаці§, призначення, правил складання та оформлення на основі чинних державних і міжнародних стандартів основних видів службових документів. Застосовано сучасний підхід у формуванні практичних навичок складання документів із використанням комп`ютерно§ техніки. Під час практичних занять студенти створюють власні файли шаблонів та документів організаці§ згідно з варіантом (номер варіанта збігається з номером в журналі, перелік організацій наведено в кінці посібника).

У посібнику стисло викладено теоретичні матеріали лекційних годин та годин для самостійного вивчення дисципліни. Під час вивчення дисципліни широко використовуються навички, отримані студентами в процесі вивчення дисципліни 'Інформатика та комп'ютерна техніка'. Переважну частину матеріалу з теорі§ діловодства віднесено на самостійне вивчення з метою актуалізаці§ знань, отриманих студентами під час вивчення курсу 'Ділова укра§нська мова'. Основна увага лекційного курсу приділяється особливостям оформлення документів та §х реквізитів у текстових редакторах

Початком діловодства на теренах Укра§ни вважаються угоди Русі з Візантією 911 та 945 рр. У них вже проглядається практика складання типових документів. Для першого випадку - заповітів, для другого - подорожніх грамот для купецьких кораблів. З 978 по 1015 рр., в основному, документуються правові відносини, створюються жалувані і вкладні грамоти, заповіти. З розвитком державних відносин створюються правові акти - 'Руська Правда', Новгородська і Псковська судні грамоти, Двінська статутна грамота.

XV - XVII століття - це наказний період розвитку діловодства. Використовується специфічна форма документа - стовпчик (підклеєні один до одного вузькі листки паперу). Процедура підготовки документа в наказному діловодстві:

• надходження документа на розгляд;
• підготовка діла до доповіді;
• розгляд та рішення діла;
• оформлення документа, що містив рішення.

Петро I відміняє дану форму і впроваджує зошитну форму документа (у вигляді листка паперу, складеного навпіл), а у 1699 р. впроваджує гербовий папір.

З 28 лютого 1720 р. діловодство веде Генеральний регламент на базі спеціального закону.

З друго§ половини XVIII ст. діловодство - це вже діяльність, якою займався весь апарат установи загалом, а не лише канцелярія.

На початку XIX ст. пройшла реформа державного управління. Було сформовано міністерську систему діловодства. Відбулося чітке розмежування двох аспектів: форми документів, за якими здійснюється діловодство - листоводство, та руху документів і
справ - порядок перебігу справ.

30-ті роки XX ст. характеризуються значною увагою до вивчення діловодства:

• організовуються дослідження у сфері управління, науково§ організаці§ праці (НОТ) і діловодства;
• видаються нормативно-методичні документи у сфері документального забезпечення управління (ДЗУ);
• практична діяльність відомств, установ, організацій з документування управлінсько§ діяльності будується за принципами загального діловодства і спеціальних систем документаці§.

У 1941 р. відбулася Перша міжгалузева нарада з оргтехніки, яка розглядала:

• створення організаційно-методичного центру для керівництва діловодством;
• розробку нормативно§ бази діяльності служб діловодства;
• проведення уніфікаці§ і трафаретизаці§ управлінсько§ документаці§;
• механізацію праці 'канцелярських' працівників;
• впровадження єдино§ системи підготовки і перепідготовки працівників діловодства;
• створення Всесоюзного науково-дослідного інституту для розробки комплексу проблем документального забезпечення.

Після війни кра§на відставала від світово§ практики діловодства, де було розроблено концепцію 'безпаперового офісу'.

У 70-80-х роках XX ст. видано ГОСТ на управлінські документи (ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72), всесоюзний класифікатор (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ та інші) уніфікованих систем документаці§ (УСД).

Із здобуттям самостійності Укра§ни розпочато формування сучасного діловодства. Цей процес активізувався після прийняття Закону про державну мову. Поширення цього процесу і є метою даного навчально-методичного посібника.

Документ (з лат. - повчальний приклад або спосіб доказу) - це текст чи зображення, що має інформаційне значення, це зафіксована різним способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, поді§, явища об'єктивно§ дійсності і розумово§ діяльності людини. За способом фіксування інформаці§ розрізняють документи на паперових носіях, на фотоплівці, на магнітних та перфострічках, на дисках та дискетах, на оптичних носіях.

Сукупність оформлених за певними правилами документів, що використовуються в управлінській діяльності, називається управлінською документацією.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення інформаці§, що в ньому міститься, до предмету чи напряму діяльності. Виділяють такі ознаки класифікацій тексту документів:

за походженням (застосована в цьому посібнику):

• офіційні - створюються організацією чи юридичною особою і оформляються в установленому порядку. Серед офіційних документів за призначенням виділяють наступні види документів:

• чернетки - рукописні або машинописні документи, що відображають роботу автора над текстом,
• оригінали - документи, в яких відомості про автора, час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - це перший і єдиний його примірник,
• копі§ - документи, що відтворюють інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або §х частину. В юридичному відношенні оригінал та копія рівноцінні;

• індивідуальні - створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретно§ управлінсько§ проблеми,
• типові - відображають документування однотипних питань і складаються за однаковими зразками;

Діяльність зі створення документів (документування) та організація роботи з ними називається діловодством (справочинством). Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів у процесі діловодства.