Lib.ru : Шпортько Олександр Володимирович, Попчук Олена Володимирівна, Шпортько Леся Василівна, Ступницький Віктор Володимирович, Ступницька Ніна Іванівна. Комп'ютерні технології в діловодстві

Повний текст посібника міститься у файлі-додатку
(посилання Иллюстрации/приложения на цій сторінці)

Вступ

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування управлінських рішень (складання, редагування, друку, тиражування і розповсюдження документів) та організації роботи зі службовими документами (проходження документообігу, використання систем управління документами, надання доступу до електронних документів в комп'ютерних мережах, підтримки зв'язків між документами за допомогою посилань). Електронне діловодство - це діловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерної техніки та спеціалізованого програмного забезпечення.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Загальні методичні рекомендації

У цьому навчальному посібнику зроблено спробу узагальнення та систематизації громіздкого теоретичного матеріалу з діловодства з метою кращого засвоєння студентами класифікації, призначення, правил складання та оформлення на основі чинних державних і міжнародних стандартів основних видів службових документів. Застосовано сучасний підхід у формуванні практичних навичок складання документів із використанням комп`ютерної техніки. Під час лабораторних занять студенти створюють власні файли шаблонів та документів організації згідно з варіантом (номер варіанта збігається з номером в журналі, перелік організацій наведено в кінці посібника).

У посібнику стисло викладено теоретичні матеріали лекційних годин та годин для самостійного вивчення дисципліни. Під час вивчення дисципліни широко використовуються навички, отримані студентами в процесі вивчення дисципліни "Інформатика та комп'ютерна техніка". Переважну частину матеріалу з теорії діловодства віднесено на самостійне вивчення з метою актуалізації знань, отриманих студентами під час вивчення курсу "Ділова українська мова". Основна увага лекційного курсу приділяється особливостям оформлення документів та їх реквізитів у текстових редакторах.

Основними завданнями курсу і даного посібника є:

-- систематизація основних понять діловодства;

-- засвоєння правил складання документації на основі чинних державних і міжнародних стандартів;

-- подання основних принципів раціональної організації діловодства.

Доцільність посібника визначається здобутими знаннями студентів стосовно:

-- правил оформлення реквізитів;

-- організації створення та роботи з документами з використанням комп'ютерних технологій;

-- вимог до організації сучасного діловодства та напрацюванням відповідних умінь і навичок;

-- складання шаблонів документів;

-- складання документів;

-- організації раціонального зберігання документів на електронних носіях;

-- здійснення швидкого та плідного пошуку електронних документів [1].

У тексті посібника різними шрифтами позначаються:

-- напівжирним шрифтом - назви розділів, тем, підтем та найважливіші думки у викладеному матеріалі;

-- напівжирним курсивним шрифтом - означувані слова чи описувані поняття;

-- курсивним шрифтом - назви вкладок, груп, команд, заголовки вікон та кнопок текстового редактора;

-- в < кутових дужках > вказуються реквізити, зміст яких вноситься від руки, а в {фігурних дужках} вказуються номери використаних навичок оформлень документів, викладених у темі N 3.

Після кожної теми для поглибленого вивчення матеріалу вказано номери джерел зі списку рекомендованої літератури.

Зміст дисципліни

Тема 1. Історія розвитку системи державного діловодства.

Початком діловодства на теренах України вважаються угоди Русі з Візантією 911 та 945 рр. У них вже проглядається практика складання типових документів. Для першого випадку - заповітів, для другого - подорожніх грамот для купецьких кораблів. З 978 по 1015 рр., в основному, документуються правові відносини, створюються жалувані і вкладні грамоти, заповіти. З розвитком державних відносин створюються правові акти - "Руська Правда", Новгородська і Псковська судні грамоти, Двінська статутна грамота.

XV - XVII століття - це наказний період розвитку діловодства. Використовується специфічна форма документа - стовпчик (підклеєні один до одного вузькі листки паперу). Процедура підготовки документа в наказному діловодстві:

-- надходження документа на розгляд;

-- підготовка діла до доповіді;

-- розгляд та рішення діла;

-- оформлення документа, що містив рішення.

Петро I відміняє дану форму і впроваджує зошитну форму документа (у вигляді листка паперу, складеного навпіл), а у 1699 р. впроваджує гербовий папір.

З 28 лютого 1720 р. діловодство веде Генеральний регламент на базі спеціального закону.

З другої половини XVIII ст. діловодство - це вже діяльність, якою займався весь апарат установи загалом, а не лише канцелярія.

На початку XIX ст. пройшла реформа державного управління. Було сформовано міністерську систему діловодства. Відбулося чітке розмежування двох аспектів: форми документів, за якими здійснюється діловодство - листоводство, та руху документів і
справ - порядок перебігу справ.

30-ті роки XX ст. характеризуються значною увагою до вивчення діловодства:

-- організовуються дослідження у сфері управління, наукової організації праці (НОТ) і діловодства;

-- видаються нормативно-методичні документи у сфері документального забезпечення управління (ДЗУ);

-- практична діяльність відомств, установ, організацій з документування управлінської діяльності будується за принципами загального діловодства і спеціальних систем документації.

У 1941 р. відбулася Перша міжгалузева нарада з оргтехніки, яка розглядала:

-- створення організаційно-методичного центру для керівництва діловодством;

-- розробку нормативної бази діяльності служб діловодства;

-- проведення уніфікації і трафаретизації управлінської документації;

-- механізацію праці "канцелярських" працівників;

-- впровадження єдиної системи підготовки і перепідготовки працівників діловодства;

-- створення Всесоюзного науково-дослідного інституту для розробки комплексу проблем документального забезпечення.

Після війни країна відставала від світової практики діловодства, де було розроблено концепцію "безпаперового офісу".

У 70-80-х роках XX ст. видано ГОСТ на управлінські документи (ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72), всесоюзний класифікатор (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ та інші) уніфікованих систем документації (УСД).

Останні теоретичні розробки обгрунтування необхідності діловодства в економіці належать Рональдові Гаррі Коузу (США) - Нобелівському лауреатові 1991 року. До нього економіка аналізувалась у рамках інституційної структури, і це сприймалось як теорема. Тобто існування фірм, організацій сприймалося як само собою зрозуміле. Зміни форм контрактів теж розглядались як аксіоматичні факти, а юридичні закони і положення - як принесені ззовні правила економічної діяльності.

Коуз ставить питання: чому менеджери і робітники воліють працювати разом, замість того щоб продавати свою працю одне одному? І відповідає: в разі відмови від існуючого порядку речей були б потрібні набагато більші витрати на підготовку і виконання контракту, у тому числі на організаційне управління цими процесами. Вчений доводить, що традиційна мікроекономічна теорія була не повною, бо не враховувала ці витрати, розглядаючи лише виробничі і транспортні.

За його теорією саме "вартість укладання та виконання контрактів і утримання організацій" становить значну частину загальних ресурсів економіки. І якщо існують такі організаційні витрати, то цим можна легко пояснити саме існування фірм, різних корпоративних об`єднань, варіантів контрактів і навіть структуру фінансових систем. Ступінь управлінської діяльності підвищується при оперуванні правами на використання товарів, а не самими товарами.

У книзі "Природа фірм" Коуз задає питання: чому господарчі об`єкти представлені фірмами?; чому певна фірма має певну величину? До нього не піддавали аналізу витрати на адміністративне забезпечення дій з реалізації товарів. Коуз вводить поняття "Витрати з діловодства" - це кошти, необхідні для управління виконанням контрактів та для здійснення локальних заходів у рамках фірми. За нульових витрат на діловодство фірми не виникали б: увесь розподіл товарів проходив би на підставі простих контактів між людьми і всі взаємовідносини здійснювалися б без адміністрування через ринок. Фактично ж фірма складається з багатьох контрактів і є сплетінням взаємовигідних умов, а не сукупністю людей і машин. Тому кожен тип фірми охоплюється певною структурою контрактів і, відповідно, особливим розподілом прав та обов`язків (майнових прав). Це і пояснює модель посередників. Він доводить, що багато законів не мають реального значення при нульових витратах з діловодства. Але витрати з діловодства ніколи не дорівнюють нулю, і це пояснює інституційну структуру економіки, включаючи різні форми і різні види юридичних норм.

Тому сформульовано теорему Коуза: "Якщо права власності чітко визначені і трансакційні витрати рівні нулю, то розміщення ресурсів (структура виробництва) залишається незмінним та ефективним незалежно від змін розподілу прав власності" (тобто за відсутності трансакційних витрат структура виробництва залишається тією самою, байдуже хто яким ресурсом володіє).

Із здобуттям самостійності України розпочато формування сучасного діловодства. Цей процес активізувався після прийняття Закону про державну мову. Було прийнято низку основоположних законодавчих [1-3] та регламентуючих [4-13] документів у сфері діловодства. Поширення цього процесу і є метою даного навчального посібника.

Література: [7].

Тема 2. Призначення, класифікація та функції документів.

Документ (з лат. - повчальний приклад або спосіб доказу) - це інформація, зафіксована на матеріальному носії [13] про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Основною функцією документа є зберігання та передача розміщеної в ньому інформації у просторі та часі.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

-- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до їх компетенції;

-- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

-- бути належно відредагованим і оформленим відповідно до чинних стандартів та придатним для тривалого зберігання;

-- містити точну, достовірну і переконливу інформацію;

-- наявні вказівки та пропозиції мають бути конкретними і змістовними.

Сукупність оформлених за певними правилами документів, що використовуються в управлінській діяльності, називається управлінською документацією.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення інформації, що в ньому міститься, до предмету чи напряму діяльності. Виділяють такі ознаки класифікацій тексту документів:

за походженням (застосована в цьому посібнику):

-- службові - створюються від імені організації чи юридичної особи і оформляються в установленому порядку. Серед службових документів за призначенням виділяють наступні види документів:

-- організаційні,

-- розпорядчі,

-- колегіальних органів,

-- з господарської діяльності,

-- обліково-фінансові,

-- інформаційно-довідкові,

-- по особовому складу;

-- особисті офіційні - частина офіційних документів, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містить інші відомості біографічного характеру;

-- приватні (особові) - створюються особою поза сферою її службової діяльності та виконання суспільних обов'язків;

за стадіями створення:

-- чернетки - рукописні або машинописні документи, що відображають роботу автора над текстом,

-- оригінали - документи, в яких відомості про автора, час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - це перший і єдиний його примірник,

-- копії - документи, що відтворюють інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або їх частину. В юридичному відношенні оригінал та засвідчена копія рівноцінні. У випадках, коли потрібно використати лише засвідчену копію частини тексту документа, створюється витяг, в якому обов'язково зазначається назва, номер та дата створення базового документа. У разі втрати чи пошкодження оригіналу документа власнику може бути виданий його дублікат, який має таку саму юридичну силу;

за формою:

-- нестандартні - створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської проблеми,

-- стандартні - відображають документування однотипних питань і складаються за однаковими зразками;

*за місцем складання:* -- внутрішні, -- зовнішні;	*за напрямом руху в процесі документообігу:* -- вхідні, -- вихідні;
за *спеціалізацією*: -- загальні, -- з адміністративних питань, -- з фінансових питань, -- з комерційних питань і т.д.;	*за ступенем конфіденційності:* -- для загального користування, -- ДСК (для службового користування), -- таємні;
*за джерелом виникнення:* -- вторинні, -- первинні;	*за технікою створення:* -- рукописні, -- друковані;
*за строком зберігання:* -- постійного зберігання, -- тривалого зберігання (понад 10 р.), -- тимчасового зберігання (до 10 р.);	*за терміном виконання:* -- звичайні (безстрокові), -- термінові, -- дуже термінові;
за *носіями* *інформації:* -- на паперових носіях, -- на фотоплівці, -- на магнітних стрічках, -- на перфострічках, -- на дисках та дискетах, -- на оптичних носіях;	з*а способом фіксування інформації:* -- текстові, -- графічні, -- аудіовізуальні, -- відеодокументи, -- кінодокументи, -- фотодокументи, -- фонодокументи, -- електронні.

Наголосимо ще раз, що діяльність зі створення службових документів (документування) та організація роботи з ними називається діловодством (справочинством), а організація роботи з документами передбачає створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів у процесі діловодства.

Література: [15], [18], [22], [26].

Повний текст посібника міститься у файлі-додатку
(посилання Иллюстрации/приложения на цій сторінці)